por Hellen Louzada
A contratação de um novo empregado é um momento importante para qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Admitir um empregado exige do empregador o cumprimento de uma série de obrigações legais, que visam dar segurança tanto ao trabalhador quanto à própria empresa. Ignorar ou flexibilizar essas exigências pode resultar em autuações, multas e até em processos judiciais.
A formalização do contrato de trabalho é uma obrigação administrativa do empregador. Contudo, vale dizer que mesmo que um contrato de trabalho seja feito apenas verbalmente, ele já produz efeitos jurídicos.
O prazo legal para anotar a admissão na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é de cinco dias úteis, contados a partir do início das atividades. É importante lembrar que esse prazo não significa “período de teste”, mas sim o limite para formalizar o contrato, registrando a data exata em que o empregado começou a trabalhar.
Com a implantação da Carteira de Trabalho Digital, o procedimento ficou mais prático: basta que o trabalhador informe o número do CPF e as informações sejam lançadas pelo empregador no sistema eSocial. Essas anotações eletrônicas têm o mesmo valor jurídico da carteira física e devem estar acessíveis ao empregado em até 48 horas.
A ausência de registro configura infração administrativa e pode gerar multa aplicada pelo Ministério do Trabalho. Em alguns casos, também pode ser enquadrada como crime de falsificação de documento público. Deve-se dizer ainda que a retenção injustificada da CTPS por um período superior ao estabelecido em lei pode ser considerada um ato ilícito e gerar indenização por danos morais por presunção.
No ato da admissão, devem ser anotados dados como: data de admissão, função, salário, código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) e, se for contrato por prazo determinado, a data prevista de término. Alterações de salário, férias e outros eventos relevantes também devem ser informados dentro dos prazos legais.
Por outro lado, a lei veda expressamente anotações que desabonem a conduta do trabalhador. Informações como faltas, advertências, dispensa por justa causa ou até menções a ações trabalhistas não podem constar na CTPS. Caso o empregador faça registros desse tipo, estará sujeito a multas e até a condenações por danos morais, uma vez que tais anotações podem prejudicar a recolocação profissional do trabalhador. A justiça do trabalho, inclusive, considera anotações que indicam que o registro foi feito por determinação judicial como desabonadoras.
Outro passo obrigatório é a realização do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) de admissão, emitido por médico do trabalho. Esse exame deve ser feito antes de o empregado iniciar suas atividades, garantindo que ele esteja apto para a função.
A ausência do ASO pode gerar penalidades para a empresa em caso de fiscalização, além de dificultar a defesa do empregador em eventuais ações trabalhistas envolvendo doenças ocupacionais.
A legislação permite que o empregador utilize o contrato de experiência, modalidade de contrato por prazo determinado que pode durar até 90 dias, para conhecer o empregado. Esse período pode ser fracionado, por exemplo, em 45 dias prorrogáveis por mais 45, mas a prorrogação só pode ocorrer uma vez. Se houver segunda renovação ou se o prazo fixado for ultrapassado, o contrato automaticamente se transforma em contrato por prazo indeterminado.
Vale destacar que o contrato de experiência não isenta o empregador dos encargos trabalhistas: durante esse período, continuam devidos o FGTS, INSS e demais obrigações normais.
Além da CTPS, o empregador deve manter atualizado o Registro de Empregados, que pode ser feito em livro, ficha e no sistema eletrônico (eSocial).
Nele devem constar todas as informações relevantes sobre a admissão, férias, afastamentos, acidentes e desligamentos, funcionando como o “espelho” da relação de trabalho.
Não cumprir as obrigações na admissão de um empregado pode trazer sérias consequências. Além de multas aplicadas pela fiscalização do trabalho, a ausência de registro pode gerar passivos trabalhistas elevados em caso de reclamação judicial.
Embora a Justiça do Trabalho tenha entendimento de que a falta de anotação na carteira não gera automaticamente direito a indenização por danos morais, a empresa ainda poderá ser condenada ao pagamento de todas as verbas decorrentes da relação de emprego, inclusive retroativas.
Já a anotação de informações desabonadoras pode, sim, gerar dano moral, pois atinge a imagem e a reputação do trabalhador, dificultando sua recolocação no mercado.
Por fim, é importante saber que a busca pelo registro na CTPS é um direito que não prescreve, desde que não haja pedidos financeiros atrelados. Se houver pedidos de natureza patrimonial (como o pagamento de salários), estes se submetem aos prazos de prescrição trabalhista (até cinco anos, com o limite de dois anos após o fim do contrato de trabalho).
Seguir esses passos não apenas garante que a empresa esteja em conformidade com a lei, mas também estabelece uma base sólida e transparente para a relação com seus funcionários.
Hellen Louzada Tavares Eler - OAB/MG 192.400. Advogada especializada em direito do trabalho. Bacharel em Direito pela UFJF-GV, Pós Graduada em Direito do Trabalho, Previdenciário e Práticas e em Direito Empresarial e Trabalhista. Instagram: @hellenlouzada.adv
